Rozmowa oceniająca pracownika jest kluczowym narzędziem do analizowania efektywności pracy oraz kierowania rozwojem pracowników. Idealnie, nie powinna ona ograniczać się jedynie do oceny i gromadzenia dokumentacji, ale również dostarczać pracownikowi istotnych wytycznych dotyczących przyszłych zadań, szkoleń do podjęcia czy projektów mogących stymulować jego rozwój. Realizacja takiej roli wymaga jednak zaangażowania zarówno ze strony przełożonego, jak i pracownika. W tym artykule zaprezentujemy, jak prowadzić efektywne rozmowy ewaluacyjne z pracownikami, jak się do nich przygotować oraz jak wykorzystać je do wprowadzania pozytywnych zmian w firmie.
Rozmowa oceniająca pracownika wiąże się zarówno z napięciem dla pracowników, jak i wyzwaniem dla managerów, których zadaniem jest jak najbardziej efektywne podsumowanie dotychczasowego działania pracownika. Aby taka rozmowa była konstruktywna i umożliwiła wprowadzenie pozytywnych zmian, osoba ją prowadząca musi skoncentrować się na określeniu celu, jaki chce osiągnąć.
Taka rozmowa może mieć różne cele, takie jak: eliminacja nieodpowiednich zachowań pracownika, zrozumienie pewnych kwestii służbowych, motywowanie pracowników do pracy, docenienie ich za dotychczasowe osiągnięcia, wzmocnienie ich poczucia przynależności do firmy, wysłuchanie ich opinii na różne tematy, ocena ich planów w firmie, diagnoza ich aspiracji rozwojowych, przekazanie im oczekiwań firmy względem nich oraz podejmowanie decyzji odnośnie awansów, podwyżek, premii i nagród.
Oceny pracowników zazwyczaj są przeprowadzane cyklicznie. Wiele firm stosuje roczne oceny pracowników, co oznacza, że takie rozmowy są prowadzone na koniec roku lub na początku kolejnego. Warto jednak uwzględnić plany urlopowe pracowników związane z okresem świąteczno-noworocznym. Dlatego przeprowadzenie rozmowy ewaluacyjnej w tygodniu między świętami a Nowym Rokiem może nie być najodpowiedniejszym pomysłem.
W przypadku dużych firm, które zatrudniają dużą liczbę osób, rozmowy oceniające mogą trwać kilka dni. Na każdą tego typu rozmowę manager przeznacza od kilkunastu do kilkudziesięciu minut. Aby każde spotkanie było efektywne, osoba oceniająca powinna mieć czas na odpoczynek i przygotowanie do kolejnej rozmowy. Dlatego warto opracować solidny plan spotkań, uwzględniający ewentualne opóźnienia.
Rozmowę oceniającą pracownika najczęściej przeprowadzają dwie osoby: pracownik podlegający ocenie i jego bezpośredni przełożony. Czasami jednak zdarza się, że do rozmowy dołączają także specjaliści HR lub managerowie wyższego szczebla. Możliwe jest także przeprowadzanie spotkań ewaluacyjnych pod nadzorem profesjonalnego coacha.
Rozmowa oceniająca pracownika powinna być przeprowadzona tak, aby obie strony miały możliwość wypowiedzenia się na równych prawach. Przed rozpoczęciem spotkania należy ustalić ramy czasowe – pojedyncza rozmowa z pracownikiem nie powinna trwać dłużej niż 1,5 godziny.
Na początku rozmowy menedżer może zadać kilka pytań otwierających dialog, które zachęcą pracownika do swobodnego wyrażania swoich opinii. Istotną częścią rozmowy jest konstruktywny feedback. Nawet jeśli manager ma wiele zastrzeżeń co do pracy pracownika, po rozmowie pracownik powinien czuć, że nadal jest dla niego miejsce w firmie i jest zmotywowany do wprowadzenia zmian.