Konstruktywne podawanie informacji zwrotnej jest jednym z kluczowych elementów, które umożliwiają rozwój osobisty. Właściwe przekazanie uwag i sugestii może okazać się bardzo użyteczne dla odbiorcy, pod warunkiem zachowania pewnych zasad. Błędy, takie jak ocenianie osoby, a nie jej działań lub uogólnianie na podstawie jednej obserwacji, należy zdecydowanie unikać.

Opinie wyrażane przez nas mają moc motywowania lub zniechęcania ocenianej osoby. Istotnym celem jest zapewnienie komunikatu właściwego tonu, co można osiągnąć poprzez:

Bezpośrednie zwracanie się do rozmówcy. Informacja zwrotna powinna być kierowana do osoby, którą oceniamy. Odradzane jest mówienie o ocenianej osobie do innej, używając sformułowań typu: „X ma dobrą zdolność formułowania argumentów, ale musi poprawić swoją mowę ciała”. Taka forma komentarza dehumanizuje osobę, której chcemy pomóc poprzez udzielenie feedbacku.

Unikanie publicznych ocen w pewnych okolicznościach. Możemy chwalić rozmówcę w obecności innych, ale jeśli mamy do przekazania informacje mniej przyjemne, zróbmy to podczas prywatnej rozmowy.

Szybkie przekazywanie swoich obserwacji po wystąpieniu danej sytuacji. Lepiej opisywać zachowanie rozmówcy niż oceniać go. Możemy wyrażać nasze uczucia, które pojawiły się w związku z konkretnym zachowaniem lub słowami. Takie uwagi powinny być przekazane „na gorąco”, nie odkładając ich na później. Ponadto, należy podkreślić, że nasza opinia jest subiektywna i odzwierciedla nasze odczucia, a nie jest powszechnie przyjętą opinią.

Ocena zachowania lub wypowiedzi, a nie ocenianie samej osoby. Należy unikać generalizacji, skupiając się na konkretnych zdarzeniach lub sytuacjach. Powinniśmy odnosić się do tego, co dzieje się „tu i teraz”, bez przywoływania błędów z przeszłości. Również oceny dotyczące samej osoby są niewłaściwe. Wartościowy feedback powinien dotyczyć konkretnego zachowania.

Podawanie konkretnych argumentów. Feedback nie będzie cenny, jeśli nie uzasadnimy swoich odczuć i opinii. Nie możemy na przykład powiedzieć podwładnemu, że nie podoba nam się jego projekt, ponieważ „brakuje w nim czegoś nieuchwytnego”. Nasze uwagi muszą być precyzyjne i konkretne. Ważne jest również, aby przedstawić oczekiwania dotyczące uniknięcia błędów w przyszłości.

Unikanie pochopnych lub daleko idących wniosków. Udzielanie informacji zwrotnej to nie jest psychoanaliza. Nie powinniśmy próbować odgadywać ukrytych lub nieuświadomionych motywacji rozmówcy i ich interpretować. Skupmy się na tym, co możemy zobaczyć natychmiast.

Mówienie o konsekwencjach wynikających z zachowania rozmówcy. Przekazując informacje zwrotne, powinniśmy skupić się na naszych obserwacjach. Możemy na przykład wspomnieć, że zauważyliśmy, jak klient zdenerwował się, kiedy pracownik go przerwał.

Przekazywanie tylko tych informacji, które mogą być korzystne dla ocenianej osoby. Celem feedbacku jest motywowanie rozmówcy do pracy nad własnym rozwojem. Z tego powodu powinniśmy unikać wytykania drobnych błędów i złośliwych komentarzy, które nie przynoszą żadnej wartości.

Balansowanie między komunikatami pozytywnymi i negatywnymi. Skupmy się przede wszystkim na tym, co jest dobre i wartościowe w zachowaniu rozmówcy. Niepożądane postawy przedstawiajmy jako elementy, które można poprawić.