Obecnie wiele procesów rekrutacyjnych korzysta z zaawansowanych technologii i narzędzi automatyzujących. Jest to szczególnie widoczne w dużych korporacjach, gdzie nierzadko przeprowadza się kilka rekrutacji jednocześnie, a liczba aplikujących do pracy kandydatów bywa zazwyczaj bardzo duża – sięga setek czy nawet tysięcy osób. W takim kontekście, jednym z kluczowych narzędzi wspomagających rekruterów jest system ATS. Używanie takiego programu może znacznie podnieść efektywność całego procesu naboru i poprawić tzw. candidate experience – czyli doświadczenie kandydata na każdym etapie ubiegania się o pracę.

ATS to skrót od anglojęzycznego terminu 'applicant tracking system’, czyli system śledzenia aplikantów. Ogólnie rzecz biorąc, jest to specjalistyczne oprogramowanie służące do zarządzania kompleksowym procesem naboru pracowników, obejmującym wszystkie jego etapy – od tworzenia ogłoszenia o pracę, poprzez analizę zgłoszeń i selekcję kandydatów, aż po zarządzanie ich dokumentami aplikacyjnymi.

Na rynku dostępne są różne rodzaje systemów ATS, z których do najczęściej używanych należą: Recruitee, Workable, eRecruiter, HRlink, Elevato, Traffit, Element czy Lever. Co ciekawe, niektóre duże korporacje korzystają z własnych, autorskich systemów ATS, które są projektowane i dostosowywane do indywidualnych potrzeb danej organizacji.

A jak właściwie działa system ATS? Jak wspomaga on rekrutera w automatyzacji procesu rekrutacji online? Otóż, takie oprogramowanie oferuje wiele funkcji ułatwiających pracę rekruterom – pozwala na prowadzenie rekrutacji, generowanie raportów dotyczących naboru, tworzenie formularzy aplikacyjnych oraz ułatwia komunikację z kandydatami. Dzięki nowoczesnemu systemowi ATS, osoba odpowiedzialna za rekrutacje może między innymi:

• tworzyć i publikować ogłoszenia o pracę,
• przeprowadzać początkową selekcję zgłoszeń,
• zarządzać bazą danych aplikantów wraz ze wszystkimi dokumentami aplikacyjnymi,
• dodawać komentarze do zgłoszeń,
• prowadzić ranking wyników testów rekrutacyjnych,
• organizować kalendarz rozmów rekrutacyjnych,
• wysyłać do kandydatów automatyczne powiadomienia o wyniku rekrutacji.

Co więcej, system automatycznie przeszukuje bazy danych kandydatów, co pozwala na szybkie odnalezienie odpowiednich profili do konkretnych stanowisk. Dzięki temu pracodawcy oraz dział HR oszczędzają czas i zwiększają efektywność procesu naboru. System ATS umożliwia również generowanie raportów i statystyk, które pozwalają na monitorowanie i analizę skuteczności kampanii rekrutacyjnej. Wszystko to przyczynia się do podniesienia efektywności działań rekrutacyjnych oraz poprawy doświadczenia kandydatów.